Lange termijn inzicht

De Zuid-Hollandse organisatie zet samen met haar werknemers in op het vergroten van de slagkracht van de provinciale organisatie. We zetten in op een doelgerichte en kostenbewuste organisatie. Het is belangrijk dat we in onze eigen organisatie voldoende kennis en capaciteit hebben om onze taken uit te voeren. We grijpen niet te snel naar tijdelijke teams en contracten, maar erkennen dat een flexibele schil nodig is. Zeker voor bijzonder gespecialiseerde kennis blijft inhuur noodzakelijk. We werken steeds meer opgavegericht en integraal en daarmee werken we aan één uitvoeringsagenda. De Omgevingswet biedt goede mogelijkheden om dit verder te ontwikkelen.

Digitalisering verandert fundamenteel de wijze waarop onze samenleving functioneert en daarmee de wijze waarop wij onze provinciale doelen realiseren. Nieuwe processen, nieuwe mogelijkheden en nieuwe samenwerkingen ontstaan door intensief gebruik van data en snel veranderde technologische mogelijkheden. Wij zien duurzame informatievoorziening en digitalisering als middelen om onze ambities als provincie te bereiken waarbij inwoners en samenleving centraal staan. Digitalisering raakt namelijk elke taak die de provincie uitvoert en elke opgave waaraan zij werkt, zeker in de uitvoeringsfase.

Onze werkwijze kenmerkt zich door de volgende uitgangspunten:

1. ‘Practice what you preach’. Wat de provincie vertelt aan anderen voert zij in haar eigen organisatie ook door;
2. Opgavegericht werken en het inzetten van strategische personeelsplanning;
3. Leren en professionaliseren. Als organisatie leren we voortdurend, maken we meer participatie mogelijk, en werken we aan inclusiviteit en digitaalvaardigheid;
4. Wij stellen ons op als proeftuin en ‘ launching customer’ . De provincie verwerkt leerervaringen vervolgens in beleid en projecten;

Alle bedrijfsvoeringdisciplines zijn betrokken bij de realisatie van de opgaven.

De budgetten in dit beleidsdoel zijn stabiel omdat uitvoering en financiële dekking meerjarig vastgelegd zijn.

Vernieuwing van de provinciale informatievoorziening  
Externe veranderingsfactoren dwingen ons om anders met onze informatie om te gaan. Het aantal informatiedragers en de hoeveelheid informatie neemt fors toe. Er is meer aandacht voor beveiliging en privacy, digitale communicatie met burgers en bedrijven, transparantie terwijl besluitvorming steeds meer plaats vindt op basis van beschikbare data.
Om te komen tot een duurzame visie op ons informatiebeheer heeft Gartner een analyse gedaan van de huidige stand van zaken omtrent dit informatiebeheer. De conclusie is dat onze informatiehuishouding niet gesteld staat voor de toekomst en er fundamentele veranderingen nodig zijn. Het gaat daarbij niet alleen om de techniek, maar met name ook om de informatiecultuur binnen de organisatie en de focus en eigenaarschap om verbeteringen door te voeren. Deze conclusie wordt onderschreven door de provinciearchivaris/toezichthouder van de provincie Zuid-Holland.

Naast het onderzoek van Gartner naar het informatiebeheer in zijn algemeenheid, is ook meer specifiek een inventariserend onderzoek uitgevoerd naar de financiële functies en systemen (Verdonck Klooster & associates). Dit onder andere door de bevinding van de accountant dat voor de financiële functies en systemen de uitdaging voor de Provincie vooral ligt bij de IT-omgeving. De accountant adviseert in dit kader om een ambitieniveau voor de kwaliteit van de IT-omgeving vast te stellen en een plan van aanpak voor het realiseren ervan.  Ook dit is onderdeel van de vernieuwing van de provinciale informatievoorziening. Uit het onderzoek blijkt dat er een forse investering nodig is om de basis op orde te krijgen. Deze kosten komen nog additioneel bij de investeringen voor het informatiebeheer. 

Op dit moment worden de conclusies uit de onderzoeken vertaald naar  een organisatiebreed programmaplan dat voorgelegd kan worden voor besluit tot start. Naast de genoemde onderzoeken worden hierin ook  het rapport Concern Control van Berenschot en het  lopende programma Stukken Beter Bewaard meegenomen.

In 2022 worden hiervoor opstartkosten gemaakt en worden voorbereidingen getroffen voor de daadwerkelijke implementatie. Zodra duidelijk is welke investeringen de komende jaren nodig zijn zal dit aan de Staten worden voorgelegd.

Extra huurinkomsten vanaf 2023
Bij de besluitvorming van de renovatie van Gebouw C heeft PS besloten om jaarlijks € 0,6 mln taakstellende extra huuropbrengsten te genereren met ingang van 2023 en voor een periode van 20 jaar.  De vastgoedmarkt was ten tijde van het besluit goed, corona bestond nog niet en de verwachting was dat in Gebouw C meer meters en werkplekken zouden komen zodat er in een ander bouwdeel meer meters verhuurd konden worden. De huidige situatie is aanzienlijk veranderd. Er zal een nieuwe huisvestingsvisie worden opgesteld waarbij met name ook de impact op het nieuwe werken na de coronaperiode zal worden meegenomen. De verwachting is daarom niet reëel om in 2023 uit te gaan van extra huurinkomsten.

Nieuwe wetgeving
Er komen circa 10 nieuwe wetten op ons af (zoals de Wet elektronische publicaties, de Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer, de Wet open overheid, de Wet digitale overheid, de nieuwe Archiefwet, wetgeving rond digitale toegankelijkheid, de Dienstenwet en de Europese verordening Single digital gateway). Deze hebben consequenties voor onze manier van werken en de inrichting van systemen. Wat exact de impact is op onze systemen en de meerjarenbegroting is nog niet helder. Zodra er concrete plannen zijn zullen deze ook aan de staten worden voorgelegd.